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こんにちは!営業推進のMです。

今回の開発日記番外編では、「クラウドってなに?」というところを少しでもわかりやすくお伝えできればと思いつつ筆を執ります。

前回→開発日記 番外編 ―クラウドってなに?その1

予告通り、今回は「クラウド活用で業務が効率化する!」という点をお話ししたいと思います。

 

共有できるということ、いつでも・どこでもアクセスできること、これが大きな特長です。

前回、このようにクラウドサービスの特長を述べました。

 

●人と人との連絡がラクになる

インターネットは、今やとても身近です。自宅にPCやタブレットを持っていてインターネットを利用している人も多く、ケータイやスマホでも利用できる時代です。
いわば、「いつでも・どこでも」というメリットがあります。

クラウドサービスを使って(=インターネットさえあれば見られる状態で)自社の持つデータや業務運用を管理すれば「いつでも・どこでも」情報が受け取れるため、いわば「自分で人に情報を配達する必要がなくなる」のです。

宅配ボックスに少し似ています。宅配ボックスに配達して、それを通知しておけば、受取人は自分の都合のよいタイミングで荷受けができるのです。配達人も受取人の都合を待つことなく配達完了できます。

さらにこのホームページでたびたび出てくるクラウドシステム「kintone」なら、通知設定や他システムとの連携などの機能のカスタマイズが簡単で、任意条件で情報をお知らせすることも可能です。

例えば、

・営業事務が売上伝票を入力すると、その時点で担当営業へ受注連絡が届き、予算管理表が更新される。

・予算達成まであといくら、という時点で、達成までの金額が上長に通知される。

・得意先の担当者の名前が変わり、名刺交換した営業が得意先台帳を更新すると、販売管理ソフトの得意先台帳も更新され、関連する事務担当へ通知される。

・在庫が一定数を下回ると、営業担当と仕入れ担当に通知される。

・遅延している案件があった場合、管理者へアラートが表示される。

…など。入力しておけば(いつでも確認できる状態になるので)共有したことになりますが、さらに自動通知設定を使うことで、「ほしい時にほしい情報が向こうから自動でやって来る」のです。

(画像は一例として、「田澤」さんに「見積を提出」すると「田澤」さんに「通知が届き、田澤さんが自分に提出された見積を確認できる」というシーン。「Focus U 見積・請求 powered by kintone」より)

見積・請求キャプション付き画像3HPアイキャッチ用

●ワークフローを回す速度が速くなる

A)定期的にデスクに行くと、書類がどっちゃり。ヌケモレ・うっかりの管理は自分。

B)誰かから書類の提出がある度、その都度スマホ(またはPC)に通知が表示され、選択すると内容を確認できる。承認を保留にしても、一定期間受理操作をしなければ再び通知を表示。受理操作をすると、提出してきた人にそれを通知。

紙ベースでやりとりした場合、Aのようなことに。意外と時間が経ってしまった!うっかり忘れていた。経験がないでしょうか。

クラウドシステムをうまく使えば、Bのように、自分がおこなうことは「提出」「内容確認」のみです。(システム設定次第で、忘れていてもリマインドされます。)

なるべく自動化すること・任意のタイミングで任意の人と情報を共有できることで、待ち時間や人の手によるうっかりを最低限に抑える効果が期待できます。

 

●誰でもいつでもどこでも見られちゃマズイ!

確かに便利だけど、誰でもいつでもどこでも見られちゃマズイのよね…

そんなデータもあると思います。社内グループや人との間で共有範囲を設定したり、項目ごとに共有範囲を設定することもできますのでご安心ください。

また、書き込み・編集・削除に権限を設定することも可能です。これにより、見ることはできるけど編集することはできないといった設定も可能です。

 

情報共有・ワークフロー・設定やシステム連携の容易さと自由度の高さ、このような特長が「kintone」にはあります。

 

なるたけ簡単に、イメージしやすいように、クラウドシステムの特長や「kintone」の特長をご紹介してきた番外編2回、いかがでしたでしょうか。

ぜひもっと詳しく!という方はこちらからご相談ください!

クラウド化に興味はあるけどどこからどう相談したらいいかわからない、といった方も大丈夫ですよ。

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