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こんにちは。営業推進のMです。
今回は、ある行政書士法人様でのkintone開発・活用事例をご紹介いたします。
Googleカレンダー・案件管理&売上管理の2つのシステムをkintoneで一元化です。

kintoneを使用しての個別開発のお引き合いでした。
もともとは案件管理と売上管理のための或るシステムAと、スケジュール管理のためのGoogleカレンダーを使用していたとのこと。
システムAがちょっと自組織の運用に合わなくなってきたということと、クラウドでシステムの一元化をおこないたいということでご相談いただきました。

行政書士法人様ということで、業務の内容が特殊で、そのフローも決まっています。(そのために、既存のシステムAだと対応しきれなくなってしまったようです)

大まかな流れとしては、
お客様からご相談依頼→受付→ご相談→お見積り→ご依頼を引き受ける(案件管理)
となりますが、受付の仕方や間に書く書類などに特別なもの(これを書くと決まったもの)があり、お見積りもモノの売り買いとはかなり勝手が違うようです。

 

●ご相談依頼から受付(要は予約ですね)

まずは、お客様(という言い方にしておきますね)からご相談を受けます。このご相談の段階でも、すでにちょっと特殊です。
たとえば、どなたかが亡くなられた時に、ご遺族から相続のことなどご相談いただくことになったり。
ご相談のお申込みの際に、ご紹介者様(金融機関様、葬儀社様、高齢者施設様等)の情報を記入いただいたりします。
ご相談のお申込み時にいただいた情報を「相談受付書」という書類に記載する決まりになっていて、その「相談受付書」からその後の案件管理へと情報を引っ張ります。これが依頼者の情報のマスタ的な役割をするわけですね。
ということで「相談受付書」のアプリを作成し、その後記入する「受託事件簿」アプリと連携しました。

 

●受託事件簿
金田一ではありません。
行政書士が業務を行った場合に、どのような業務を行ったのかを記載しておく帳簿とのこと。日報とか商談記録みたいですね。
この事件簿の作成は行政書士法において義務付けられているそうです。
手書きがかなり面倒で、しかも2年間保存しなければならないので、書類の量も多くなるのが課題のひとつのようです。それは、クラウド化したいと思ったゆえんの一つでしょうね…。
この「受託事件簿」から「案件管理」を登録できるよう、ふたつのアプリを紐づけました。

 

●案件管理
「受託事件簿」から「案件管理」アプリへ案件情報を登録できます。
「案件管理」アプリからは、その案件に関わる「受託事件簿」を一覧で見ることができ、かんたんに履歴を遡ることができます。
一般の仕事で例えるならば、そのプロジェクトに関わる日報を、時系列・担当ごとなどにチェックできる、と考えると近いかもしれません。
前項で触れましたが、「受託事件簿」は保管する期間が定められているものですので、かさばらずに、かつ案件ごと・担当ごとに保存、いつでもデータのチェックができるというのは場所も取らず効率が上がりそうです!

 

●見積作成
案件内容からお見積りを作成しますが、いくつかの条件によってのいくつかのパターンが決まっています。
ただこのパターンの条件分岐が業界的にやや特殊なようで、かつ、パターンは追加になることもあるという、なかなか対応できるシステムを選ぶのも難しかったのもわかります。
kintoneは項目の追加や修正が容易ですので、今あるパターンの他にパターンが追加になった時にも簡単に・柔軟に対応できます。
条件やパターンを登録した「見積マスタ」を作成し「見積書作成」アプリと紐づけ、かんたんにお見積りできるようにしました。

モチロン、この「見積マスタ」にはパターン追加が可能ですし、「見積書作成」アプリにも項目(たとえばドロップダウンの選択肢とか)を追加可能です。

★いつでも項目追加可能!
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★「見積マスタ」はこんな感じ。条件の種類もパターンもいつでも追加・修正可能
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●外部システムとの連携
「Googleカレンダー」も使っている…とのことでしたが、こちらについても安心の一元化・運用ができます。
kintoneは外部システムとの連携にも強く、Googleカレンダーなどとはそのまま紐づけできる連携メニューなども用意されています。
また、csvの吐き出しや取り込みで、その他にも様々な外部システムと連携可能です。(ちなみに弊社のこれまでの実績ですと「弥生販売」「PCA商魂・商管」とは自動連携に対応しています)
データやシステムを紐づけておくことで、kintoneにアクセスすれば他のシステムにある必要な情報をチェック・書き込みすることが可能な点も、kintoneならではの柔軟さです。

 

●まとめ
こちらの行政書士法人様の件、今は開発も完了し、運用から少し経ちました。
「問題無く運用できています!」「自分たちで追加や修正もできるし、時短も一元化も叶い助かっています」とのお声をいただきました。

もし、「うちも同じことでまさに困っている!」という行政書士法人様や、この記事を見て「うちのシステムにも置き換えられるのでは?」と感じられた方、「いくつかのソフトやシステムを使っていて時間がかかる…業務が面倒…」という課題をお持ちの方がいらっしゃいましたら、ぜひ一度お問い合わせください。

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