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こんにちは!営業推進のMです。さて、皆さん、社内での、仕事についてのコミュニケーションはどうしていますか?

日報とコメント、メール、チャット…などなど、様々なグループウェアやコミュニケーションツールがあります。

多くの仕事は、このコミュニケーションによって、【成果を作り上げていく】ものです。その工程がホウレンソウです。

(余談ですがホウレン草の品種名が強そうでカッコイイと話題になっていました。呼び出して戦えそうです。個人的には、あるケーブル端子もとても強そうな名前だと思っています。サンダーボルト!)

(…ホウレンソウに戻りましょう。)

たとえばどの案件はどこまで進んでるとか、お客様からこんな連絡があって、どう提案したらいいだろうかとか。

仕事のコミュニケーションには、【どれがどこまで進んでいるか?(どの状態か?)】ということがくっつきます。タスク管理とか、ステータス管理とか、言われていますね。

 

今回はそんな社内コミュニケーションとタスク管理について、kintone活用ケースをお伝えします。

 

とある会社。セミナーの開催に強い会社で、お客様と連絡を取りながら共催セミナーを企画し、その準備をしていました。

作成したものをお客様へお渡しし、確認してもらう。基本の流れはこのような感じです。

社内コミュニケーションにはチャットを、お客様とのやりとりにはメールやビデオ会議を使っていました。

進行に関わることができた新人Aくんは、この一連の連絡の中で、こう感じました。

「連絡が加速すると、なにをどこまでやったのか、わかりづらいぞ…?」

チャットにもメールにも、ある機能が不足していたのです。「タスク管理機能」です。

昨今、簡単なもの(ToDoをメモして未処理か処理済みかくらい)は付属していたりしますが、それでは付箋に書いたメモのようなもので、【どこまでやった、なにをやった、次になにをするか】といった道筋の管理まではできなかったのです。

もちろんAくんも別にタスク管理はおこなっていましたが、「これを関連する連絡<はなし>と紐づけられたらいいのになあ」と思ったのでした。

これはバッチリkintoneの出番です!

 

ステータス管理機能」「コメント機能」「通知機能」を駆使して解決です。

ブログ用申請一覧画面

 

実際のkintoneの画面です。ちなみにkintoneはブラウザシステムですので、インターネット環境とブラウザがあれば使えます。

一行一行が、「レコード」と呼ばれるデータです。今回はタスク管理の例を示したいので、申請ツールを持ってきました。1つのレコードが1つの【申請物】だと考えてください。

ステータス」という欄がタスク管理の肝です!申請物がどの状態か表しています。「未処理」「申請中」「注文許可」「注文済み」…どのタスクフェーズにいるのか?次に誰が何をするのか?見えるところです。

ブログ用作業者が自分

一覧の左上には、自分の設定した条件でソートした結果を見ることができる機能があります。便利なことに、「作業者が自分」、つまり次のタスクを自分がおこなうべきことになっているものをチェックすることもできます。

ブログ用コメント

各レコードには「コメント」をつけることができます。コメントをつけたり、「ステータス」を変更(タスク管理でいうと、やるべきことを変更(次に進めたり、前に戻したり))すると、関係する人にリアルタイムに「通知」が届きます!

タスク管理をしながら同じツール同じ画面で、関連するホウレンソウをおこなうことができます!

少なくとも社内のやりとりとタスク管理はバッチリですが、なんと、社外の人もゲストアカウント機能を駆使して一緒に使うことができます。もちろん、ゲストアカウントが見られる範囲・できる範囲は設定・調整することが可能ですので、余計なデータを見られてしまう心配もありません。

 

1ツールしかも1つの画面でタスク管理も連絡もできますので、「連絡が加速すると、なにをどこまでやったのか、わかりづらいぞ…?」「タスク管理と関連する連絡<はなし>とを紐づけられたらいいのになあ」というAくんの悩みは一気に解決できるのでした。

 

「そうそう!うちもこういうタスク管理、困ってるんだよね!」

そんな方はぜひこちらからお声がけください。まずは該当資料をご覧いただいたり、オンラインデモなどの簡単なご相談も可能です。

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