記事の詳細

こんにちは、営業推進のMです。

kintone×電話対応

営業事務・内勤の仕事から「Focus U 顧客管理」活用シーンをご紹介します。

今回Focusするのは、問い合わせ・電話対応。

プルルルル。

●ある朝、会社の電話が鳴ります。受話器を取る内勤さん。

と!ここでもうポイント発生です!

通常、電話に出て相手が名乗るまで、誰からの電話か?わかりません。相手に名乗ってもらってから、得意先台帳日報などのツールを検索し、担当営業や今までのやりとりや、そもそも情報が登録されている企業なのか?調べることでしょう。

Focus U 顧客管理 CTIオプション」を導入していると、電話に出る前に誰からかかってきているか?担当営業は?などの顧客情報をPCに自動表示します!kintoneアプリストアにも掲載されています)

こんな画面が自動表示(着信と同時にポップアップ)されます

%e3%82%b9%e3%82%af%e3%83%aa%e3%83%bc%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%83%e3%83%88-261

ここに表示される情報は「Focus U 顧客管理」内のデータから参照してきています。

つまり、電話を取る前に相手の情報がわかる(検索不要)なんですね。PC画面を見ながら電話を取る1ステップだけでよいのです。

●「はい、株式会社◇◇です。」得意先、○○株式会社様からのお問い合わせのお電話です。

電話対応の始まりです。ここでも差が。

相手の情報がすでに見えている状態なら、「○○株式会社様、いつもありがとうございます!株式会社◇◇です。」といった先回りの一言で相手をおもてなしすることができるのです。

●詳細な履歴を確認、対応を入力

ポップアップ表示の「詳細画面」をクリックすると、「Focus U 顧客管理」の顧客台帳にある、該当の会社様のデータを表示することができます。

「Focus U 顧客管理」顧客台帳 画面サンプル

%e3%82%b9%e3%82%af%e3%83%aa%e3%83%bc%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%83%e3%83%88-258-2

ここでもやはり、検索は不要です。そのまま過去の売上を見たり、作成した見積を確認したり、過去の対応をチェックしたり、今受けている電話のお問い合わせ内容を入力することも可能です。

 

●「販売管理ソフト連携オプション」との合わせ技で?

初めてのお問い合わせのお客様であったとしても、「Focus U 顧客管理」か販売管理ソフトかどちらかの顧客台帳に登録するだけでもう一方にも追加される、といった運用が可能です。

「Focus U 顧客管理」を開いて顧客台帳に情報を入力し、問い合わせ対応を入力するだけで、販売管理ソフトの得意先台帳にも新規追加される、といった運用ならば、二重入力の必要ナシ。

もちろん、入力ルール、運用ルールについてはそれぞれの会社様によって違うでしょうから、「販売管理ソフトには、商談が進んで見込みランクがアップしてから追加したい…」などの場合にも対応可能です。(ココがkintoneの強み、柔軟性です)

 

●まとめ

いかがでしょうか?普段の電話対応を思い返してみると、お客様情報の検索や過去の対応の検索にあちこちのツールを使ったり、電話を切ってから改めて対応を入力したり、意外と時間がかかっているのではないでしょうか。

こうした時間は仕方の無いもの…ではなく、1ステップ2ステップにすることができます。

また、お客様の情報をあらかじめわかってから電話に出ることで、お客様に良い驚きを与えることができます。

例えば1~2回利用したお店を予約しようと思って電話したところ、「○○様、いつもありがとうございます!」「先日の■■はいかがでしたか?」と言われたらどうでしょう。「覚えててくれたんだ!」と思いますよね。

こうしたおもてなしが効果的なのは、飲食店やサービス業に限ったことではありません。その他の業界であっても、ビジネスの関係も人間関係の一つですから。

お問い合わせ・資料請求はこちらからどうぞ!

 

関連記事

Focus U タイムレコーダー Focus U 顧客管理 キャップクラウド株式会社 資料請求はこちら
ページ上部へ戻る