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こんにちは。営業推進のMです。

今回は、見積書の作成について、よくある課題ごとに解決事例をご紹介します!

 

●ケース1:どうしても確認待ち段階でスピードが遅くなる…

見積書を作成するまでにも、お客様と綿密にお電話や対面などで、必要であれば打ち合わせをし、ご要望をヒアリングしますよね。ここまででもお客様のモチベーションを保ちつつ信頼関係を築くため、時間と根気とを使うと思います。できればお待たせしないよう、見積書の作成に必要な素材となる情報を聞き終えたら、すぐにお渡ししたいですよね。

よし!やっと作ったぞ!と見積書ができても、大抵、上長など誰かの社内チェックが発生します。

自分以外の人の時間を使うことですし、確認する人の予定や都合もあり、また作成に必要な情報が多ければお客様から聞いた情報を整理・共有する必要もあります。

そのため、社内でも何度かやりとりが発生し、場合によってはやりとり自体に時間がかかるものの見積書の修正が発生するでしょう。

(これは実は、私も昔に経験があります…。)

その後の営業やお客様との関係構築のもととなる、正確な見積書を出すまでに、どうしてもスピードが落ちるのです。

また、それは会社が大きくなればなるほど、見積の機会が増えるほど、対策を打たねば減速しがちです。

・あらかじめお客様とのやりとりをカンタンに情報共有できるツールを使うこと

・予定の合間に上長とすぐに連絡をとれること

こうした環境があればスピードの問題はカバーでき、むしろスピードアップしたという声もありました。

Focus U 見積・請求」では、クラウド(kintone)の特長を生かし、リアルタイム性と情報共有どちらもカバーします。

*通知・コメント・ステータス管理機能

見積書を作成し、上長に提出すると、提出先の上長に即時通知が届きます。「営業のBから見積書の確認依頼が来ています!こんな内容です!」

通知からは、見積書の内容も確認でき、その場でコメントをつけたり承認をしたりすることができます。(差し戻し、という選択もあり)

画像は田澤さんに見積もりの承認依頼が来た時の、田澤さんの通知画面です。(ちなみに画像は「Focus U 顧客管理」と連携して使っていただいている例です)

見積・請求キャプション付き画像3HPアイキャッチ用

ここで承認・差し戻し・コメントなど、何らかの反応をすると、今度は見積書の作成者にも通知が届きます。

お互いに、いつでも・すぐ確認・すぐ返答できることで、ひとつの見積もりに対するスピードがグンとあがります。

また、得意先コードはリンクになっており、クリックすると該当顧客の顧客台帳を表示することができます。そこから、過去のやりとりなどをカンタンにたどることができますので、情報共有もバッチリです。

 

「丁度、お引き合いを多くいただくようになり、会社が成長する時期でしたので、見積のスピードアップをはかることで時間に余裕が生まれ、その分お客様のフォローに回すことができました」

 

●ケース2:見積番号がかぶった!

番号やコードなどは、一定の運用ルールがあって付けられることがほとんどです。そしてその運用ルールは会社によってさまざまなもの。

見積書関連でよく聞くのは、決められた付け方はあるものの手入力なので「見積番号がかぶってしまった!」というハプニング。比較的新しい企業様や発展中の企業様でよく耳にします。

「Focus U 見積・請求」では、見積番号は自動付番になっています。被ってしまうことや誤入力の心配もなく、「かぶらないようにしなきゃ!」と直前の見積書を参照する必要もありません。

invoice_func01

●ケース3:販売管理ソフトとの両立…

見積書は営業サイドでExelなど別のツールを使ってすぐ作れるようにしてあり、販売管理ソフトの入力は別…というケースもありました。

どのように運用するかにもよりますが、その場合は入力者との情報共有や、二重入力の手間が課題となっているようです。

「販売管理ソフト連携オプション」というサービスがありますので、それを利用すれば一挙に解決です。

kintone側で入力したデータを販売管理ソフトに自動で反映したり、販売管理ソフトの情報を自動でkintoneに反映したりする機能です。

得意先台帳データの更新や、見積書の反映、売上登録の反映など、どちらを見ても・どちらで入力しても、自動的に最新のデータにする運用が可能です。

また、例えば、承認された(社内チェックをクリアしてお客様にお出しした)見積のみを販売管理ソフトへ反映するといった運用も可能です。

 

●まとめ

いかがでしたか?3ケースお話ししましたが、見積書の作成で肝となるのはリアルタイム性・スピード・情報共有などが共通しています。

これらの課題を一挙に解決して、業務効率も営業効率もアップをはかりましょう!

 

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