記事の詳細

こんにちは。営業推進のMです。
見積請求活用シーンを事例的にご紹介します。
今回は、システム開発会社での活用事例です。

使用販売管理ソフト:弥生販売
会社規模:小→中規模(数人→数十人へ)

ある会社の営業事務の方の実話です。
その企業は比較的新しく、システム開発担当と営業事務がタッグを組み二人一組で営業している体制の開発会社でした。
(今は少しずつ大きくなっていて、営業スタッフが増え、「営業とシステム開発」のタッグに変わり、開発・事務・営業のそれぞれの負担が分散し効率化されたようです。これもシステム活用による効率化&売上UPの賜物だと聞くと嬉しいですね。)

簡単に言ってしまうと、当時は営業事務の方が営業のように、お客様とのアポイント調整や日々のシステム仕様要望のお打合せなど、お客様とのお電話やメール、見積作成と提出などをこなしていました。

●登場人物●
開発のAさん
Aさんとタッグを組む営業事務のBさん
社長

お客様に提出する前の見積もりについて営業事務のBさんは、開発のAさんに相談しながら工数などを割り出して計算し、Aさんの承認を得たら社長にチェック→社長に承認をいただいてからお客様に提出していました。
(当時はまだ今より規模が小さめだったので、社長との距離が近かったんですね)

ところがこの過程が、なかなかに骨の折れる作業で、時間もかかってしまうので、お客様をお待たせしたくない焦りと、イヤ他の仕事もあるし…という板挟みで、とにかく承認待ち→修正→承認待ちという工程においてはスケジュールと焦りと体力(集中力)とのせめぎ合う勝負だったそうです。

時間のかかる要因としては、モチロン承認者である開発のAさんや社長のスケジュールの都合もありますが、修正の都度、弥生販売を開いて該当見積を修正→印刷(もといPDF出力)→社内の連絡ツールで提出・承認申請というステップの多さが煩わしさの一つとなっていたようです。

社内に居ないと作業できないじゃん…
1個のツールで修正も提出もできたらいいのに…!

このような思いがあったと語っていただきました。

見積・請求の機能と、販売管理ソフト連携オプションの機能を使っていただくことで、この課題を一気に解決です。
なぜなら導入後は、

Bさんがkintoneで見積作成→そのままkintoneで見積を上長に提出
→通知機能が備わっている&kintoneはどこに居てもアクセスできるクラウドツールということで、開発のAさんや社長もすぐに確認ができる
→差し戻しでもkintoneの通知機能でBさんに通知が届く&見積にコメントがつけられるので修正箇所をコメントで指示・確認
→Bさんそのままkintoneで見積修正→kintoneで再び上長に提出

…このように、作成・提出・修正が1ツールで完結するうえ、どこからでも作成・修正・確認できるようになったからです。
Bさんだけでなく、確認・承認する立場のAさんや社長にも利点がありますね。

★作った見積をそのままその場でワンステップで上長に届けることができる。
%e3%82%b9%e3%82%af%e3%83%aa%e3%83%bc%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%83%e3%83%88-290-2

さらに、販売管理ソフト連携オプションを活用することで、
無事に承認がもらえれば、何もしなくても弥生販売へ自動で反映してくれるのです。
システム的には二つとも(kintoneと弥生販売とで)運用していても、自動で両方とも最新の更新状態になるのです。

弥生販売だけで運用していた時にBさんが感じていた課題、
時間がかかる!社内に居ないと作業できない!1個のツールで修正も提出もできたらいいのに!この3つはこれで解消されました。
BさんにもAさんにも社長にも、時間にも心にも余裕ができたので、結果的に多くのお客様のお問い合わせに答えることができ、弊社としても「会社が大きくなる時期にちょうど良かった」「導入して良かった」といったお声をいただくことができたわけです。

めでたし、めでたし。

⇒もっと詳しく聞きたい!
お気軽にお問い合わせください!

関連記事

Focus U タイムレコーダー Focus U 顧客管理 キャップクラウド株式会社 資料請求はこちら
ページ上部へ戻る