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年明け早々、頸椎と胸椎をゴキッとやってしまい、虫の息でしたMです。突然でした。ぎっくり腰の背中版みたいなものです。。
お休みの連絡だったり、休暇届の申請だったり、仕事の引継ぎだったり資料の確認だったり……。
全部クラウドの恩恵にあずかりました。自宅から動けない状況など、のっぴきならない時でも、「会社に行く」という無理をしなくて済む。仕事をおじゃんにしないでも済む。というのは、とってもありがたいなあと心底思いました…。

さて、今回の記事では、私の復帰後の初仕事からkintone活用事例をお話ししたいと思います。
…といっても。ちょっと趣向を変えまして、「あえてkintoneを使わずに弥生販売の情報を頼りに昨年の売上・活動の報告書を作ってみた」事例をご紹介します!
kintoneって何が便利なの?弥生販売と一緒に使うとどんなメリットがあるの?といったことが、より見えてくると思います。

 

<昨年の案件一覧を確認・記入しよう>

よし早速!弥生販売を立ち上げて、そうだな…売上ベースで確認しよう。レポートで一覧を表示して、商品名とかで絞れば……。あれ?
まず弥生販売はkintoneと違い、任意文字列での絞りはできないようでした。代わりに、コードで範囲を絞ることができます。

 

こんな感じです。名称というか、コードで絞ります。「これと、これと、これ!」といった任意での複数選択スタイルでもありません。

スクリーンショット (366)
落ち着いて考えてみると、商品名と言っても、「Focus U 顧客管理」「Focus U 休暇管理」「kintone」「個別開発」「開発費用」など、今回対象となるものは名称・商品は様々です。

場合によっては、故意ではなくとも、運用ルールとそれてしまったものがあったりもします。(同じものが違うコードや名前で入ってたりとか)
入力時間を考えて、「営業さんの月次の報告資料(案件一覧)」を見ることにしました
(き、kintoneは見ていないのでズルじゃないですよ!)

…実は、これも「kintoneと販売管理ソフトを一緒に使う利点」のひとつだったりします。
kintoneはkintoneで、任意条件でのグラフ化・検索など、「欲しい情報を、欲しい時に、欲しい形で可視化」する機能に長けています。
また、「日報」「商談」「案件」など、日々の営業情報を記録するアプリも豊富です。
そこに販売管理ソフトの「売上」「見積」などのデータと相互に自動連携することで、部門間・システム間の情報共有が容易になるのです。

 

<それぞれがどんな案件だったか?詳細を確認・記入しよう>

案件一覧を確認し、何とか記入。その後は、「それぞれの案件がどんな内容か?」報告書に記入です。
これを弥生販売で調べようとすると……無理でした(滝汗)。
見積の履歴、売上伝票の明細、これらを確認してみても、「商品名」や「備考」はわかりますが、例えば「別紙参照」となっていたり、そのときどんな商談(またはお客様との電話なりメールなり)があったのかなどは、販売管理ソフトには記入しない情報です
販売管理ソフトは、言ってみれば顧客や販売に関する数字情報を記入・保管しておくところであり、そこに至るまでの日々の営業活動を記入するツールではないためです。
この記事をご覧になっている方も、「日報」「商談」など営業に関わることは、別のシステムで管理されているのではないでしょうか。SFAとか、CRMとか呼ばれるツールであったり。

それぞれの案件情報も、kintoneを頼らずにゲットするために、やはり営業さんの月次の報告シートを見て記入しました。

 

<案件をカテゴリ分けしよう>

それぞれの詳細がわかったところで、案件をカテゴリ分けして記入しなければなりませんでした。
具体的に言うと、「個別開発」「パッケージ販売」といったような分け方です。
「商品名」とも「倉庫」とも違うし、営業さんの報告シートの分け方とも違ったので、これは弥生販売を使って、いくつかのパターンで絞って目検するしかありませんでした。
1)「Focus U 顧客管理」「Focus U 休暇管理」などパッケージ名で絞る。(パッケージ数の分の回数だけ検索する。)

2)「個別開発」「開発費用一式」「カスタマイズ」など、それらしい商品名の商品コードで一つずつ絞って数える。

こんな具合に、複数回絞って数えました。

 

 

<カテゴリごとの売上を記入しよう>

カテゴリごとに絞ることができればカテゴリごとの売上を見るのも容易ですが、前述したように、いくつかの検索パターンで(要は何回も検索して)得た結果を足し算するという方法を取りました。

 

<今年の活動方針と予算と件数を記入しよう>

この項目は今からの活動計画ですので、今までの記入ほど検索は必要ありません。
…が!「この製品を売っていきたい」と考えた時に、「じゃあ今年いくら売上あったっけ?」「いくつ出荷したっけ?」といった情報は参考に欲しいもの。
今までにメモしてきた(えらい)検索パターンを見つつ、もう一度検索です。

 

 

…このようにして、何とか、年次の活動報告書の記入は無事に終わりました。
うーん、欲しい情報を得るために、あっちこっち、様々なシステムを見るのはツライ。
手探りで探すような感じなので、時間も労力もかかってしまうんですね。実際、余裕をもって取り組んでいましたが、心理的には余裕がありませんでした

 

 

販売管理ソフトは、言ってみれば顧客や販売に関する数字情報を記入・保管しておくところであり、そこに至るまでの日々の営業活動を記入するツールではない。
一方で、CRMやSFA、営業日報などで、会社の全体の数字を管理するわけではありません。
どんなソフトやシステムにも、特長があるということです。また、使用シーンや運用によって、「こういうことが出来たらいいのになあ」は変わってくるんですよね。

今回の「年次の活動報告書を作成する」というシーンでは、「複数のシステムを探り探り行き来すること」が思いのほか時間的負荷がかかるのだなあと実感できました。
ひとつのシステムに情報が集約しているだけでも、知りたい時に、知りたい情報を難なく得ることが出来るのです。

使っている販売管理ソフトとクラウドとで(今回の記事では「弥生販売」と「Focus U 顧客管理」で)、補いあって多様な業務シーンを最適化できるということをお伝えできれば幸いです!

 

 

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なになに?弥生販売をクラウドで使えるの?ぐらいの気持ちでお問い合わせいただいても大丈夫です。

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